Az ÁROP program abból indul ki, hogy a társadalom szereplői  hármas elvárást fogalmaznak meg a közigazgatással szemben:

- adófizetőként a minél olcsóbb működést várják el,
- állampolgárként a (például kulturális, környezeti, szociális, települési) értékeik védelmét és a közjó előmozdítását igénylik,
- ügyfélként pedig a gyors, egyszerű és megfizethető ügyintézést követelik meg.

Az Államreform operatív program úgy törekszik ezen igények kielégítése közötti optimum megtalálására, hogy közben növekedjen a közigazgatás teljesítménye.

Ez biztosítja, hogy a közigazgatás hozzájáruljon az ország társadalmi és gazdasági versenyképességének a javításához. A közigazgatás akkor képes az átfogó célhoz a legnagyobb mértékben hozzájárulni, ha eléri az
alábbi specifikus célokat:

• javuljon a társadalmi eredmény;
• takarékosan legyenek felhasználva − a rendelkezésére bocsátott, illetve a működése által érintett − társadalmi erőforrások, valamint
• javuljon a közszolgálatiság.

A Kőbányai Önkormányzat Polgármesteri Hivatala a pályázati kiírást megelőzően vizsgálta a döntési mechanizmusa rendszerét, folyamatát, önkritikusan megállapította, számtalan helyen szükséges lenne javítani, a hatékonyságot növelni, az ügyintézést korszerűsíteni.

• A döntési kompetenciák túlzott mértékben centralizáltak, azok legnagyobb része a képviselő testület hatáskörébe vannak utalva, ami csökkenti a döntéstechnológia hatásosságát.
• A döntési eljárás lassú, körülményes, a döntés-előkészítés folyamatát a hivatalon belüli kommunikáció nem támogatja kellő mértékben.
• A stratégiai tervezés hiányosságai, a stratégiai menedzsment módszertanának nem megfelelő ismerete és alkalmazása hátráltatja a szervezet irányítása, döntési mechanizmusa korszerű eljárásrendjének kialakítását.
• A gazdálkodás hatékonyságának javítása érdekében új intézkedések meghozatala és informatikai támogatás fejlesztése.
• Szükséges az intézmények irányítási rendszerének, módszerének felülvizsgálata.
• Fontos a partner és civil kapcsolatok érdemi javítása
• Kommunikációs módszerek és eszközök jelentős fejlesztésre, modernizálásra szorulnak.
• Hathatós elmozdulás az e-önkormányzat megvalósítása felé.

A feltárt hiányosságok megszüntetésére szükséges:

• a testületi hatáskör áttekintése, a stratégiai tervek és döntési kompetenciák összehangolása, egységének megteremtése,
• az ellenőrzési pontok felülvizsgálata.
• a projektmenedzsment szemlélet erősítése, módszereinek felhasználása, a projektmenedzsment ismeretek készségszintű elsajátítása,
• az informatikai rendszer fejlesztése vagyis  a feltárt problémák megoldására komplett szervezetfejlesztés valamint eszközfejlesztés szükséges.

A célkitűzések megvalósítása komoly forrásigényű, melyre az önkormányzatnak nem lett volna saját forrása. A Nemzeti Fejlesztési Ügynökség pályázati felhívása  nyújtott lehetőséget fejlesztési célok megvalósítására.

Az önkormányzat vezetésében, a pályázati benyújtása előtt is megvolt a szándék az innovatív megoldásokra. Egyedülállóan létrehozott egy Controlling osztályt, amelybe a controlling, a szervezetfejlesztés és a minőségpolitika tartozik, s amelynek hivatalból feladata ezen funkciók felépítése, gyakorlása, működtetése. Ezzel együtt egy korszerű költségvetéstervező-elemző controlling informatikai rendszer kiépítésének előkészületei is zajlottak, amely már a controlling feladata. Jól csatlakozott mindehhez az AROP pályázat.

Pályázat benyújtása

A korábban megfogalmazott döntési folyamat korszerűsítése és a projektmenedzsment szemlélet erősítésén kívül további fejlesztési lehetőségeket is figyelembe véve, az Önkormányzat 2008.július 14-én benyújtotta pályázati anyagát.

A pályázat fő területe a polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése az alábbi területeken:

1.1     Közvetlen célok
·    a szervezeti, informatikai és humán-erőforrás feltételek javítása, a képességek és készségek fejlesztése;
·    a szervezeti működés javítását, fejlesztését célzó intézkedések kidolgozása, melynek eredményeként jobb munkát végezhetnek a vezetők, hatékonyabban működhet a hivatal, jobban hasznosíthatják az emberi erőforrásokat, és javulhat a képviselő-testület és a hivatal közötti együttműködés;
·    az eddig elért eredmények megőrzése mellett a korszerű, polgárbarát, szolgáltató helyi közigazgatás alapjainak megteremtése
·    olyan hivatali szervezet kialakítása, amely ötvözi a színvonalas szakmai munkát, a polgárbarát ügyintézést, az elégedett lakosságot, és nem utolsó sorban a jó munkahelyi légkört;

1.2     Közvetett célok
·    a települési lakosok, szervezetek és vállalkozások megelégedettségének a növelése,
·    a szolgáltatások állampolgár-központúságának fejlesztése;
·    a jó gazda szemléletet erősítése;

1.3     Várható, számszerűsíthető eredmények
1. Felülvizsgált eljárások száma: 45
2. Átalakított szervezeten belüli eljárások száma: 33
3. Képzettek száma: 212 fő
4. Projekt által érintett főállású munkavállalók aránya: 85%
5. Bevont partnerek száma: 54 (hivatal és intézményei)
6. Fejlesztett szervezeti egységek száma: 14
7. Szakértői tanulmány: 12 db
8. Költségvetés tervező-, elemző-, controlling rendszer: 1 db
9. Új portál funkciók: 8 db

1.4     Fejlesztési területek
1.4.1. A döntési mechanizmus korszerűsítése
Részterületei:
a)    általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében;
b)    a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében;
c)    ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása);
d)    rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;
e)    a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása;
f)    a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése;
g)    az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása;
h)    az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;
i)    a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása;
j)    a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése;
k)    szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése;
    a projekt szemlélet megerősítése

1.4.2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
Részterületei:
a)    pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása;
b)    stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása;
c)    tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között;
d)    a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata;
e)    új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása;
f)    közbeszerzési eljárások lebonyolítása;
g)    környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése;
h)    pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása.

1.4.3. A partnerség erősítése
Részterületei:
a)    szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére;
b)    a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa;
c)    partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba;
d)    szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére.

Óriási segítség és nyereség az Önkormányzatunk számára, hogy a tervezett korszerű pénzügyi-költségvetés-tervezési és controlling rendszerünk maradék licenceinek beszerzését, illetve az egész rendszer fejlesztését és specifikációját az önkormányzatra, a pályázaton belül megtudjuk valósítani.

Pályázat elbírálás
A pályázatunk sikeres volt, 2008. november 28-án kaptuk az értesítés mely szerint:

A Polgármesteri Hivatal hatékonyságának javítása Kőbányán" című, ÁROP-3.A.1/B-2008-0011 jelű pályázatot a Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatóságának vezetője a maximális összegű támogatásra érdemesnek ítélte.

Ez azt jelenti, hogy a pályázatban szigorúan megjelölt célra, valamint a nyertes szakmai anyagunkban foglaltak megvalósítására az Önkormányzat
elszámolható összköltsége 54 624 000 Ft ,
melyből 90 %-os támogatás mellett
a támogatás összege 49 161 600 Ft,
a fennmaradó különbözet,
5.462.400 Ft az önkormányzati önrész.
A támogatási összeg felhasználását a támogató szerv szigorúan ellenőrzi a megadott program alapján.

Pályázat megvalósítása
1. Projekt szervezet

A pályázat belső koordinációját, projektmenedzselését a Controlling, Szervezetfejlesztési és Minőségpolitikai osztály látja el. Részletes projektterv került kidolgozásra a projekt minden egyes területére vonatkozóan.

Projekt Irányító Bizottság (PIB)

Pjojektképviselők:
Győri Dénes - alpolgármester
Szász Csaba - alpolgármester
További tagok
Méreg Gábor - projektmenedzser
Hegedűs Károly - aljegyző
Heidum Károlyné - pénzügy
Sövegjártó Ferenc - informatika
Miskolczi Tamás - ETK zRt. elnöke, projektvezető


A Projekt sikerességéért a PIB tartozik felelőséggel

Az RVI, mint külső projektmenedzsment intézi a Projekt adminisztratív és pénzügyi elszámolási ügyeit, folyamatait a Közreműködő Szervezet felé.

2. Szakmai program kivitelezése

A pályázat megvalósításának - tekintettel az összeg volumenére - jogszabály szerinti feltétele, nyílt közbeszerzési eljárás kiírása volt, melynek nyertes ajánlatát az ETK Szolgáltató zRt. nyújtotta be.

A projekt megvalósítását 2009. június 15-én megkezdte meg az ETK, szorosan együttműködve az önkormányzat projektmenedzsmentjével. A munkálatok ütemezetten folynak, közel 1 éves időt vesz igénybe, a befejezési határidő 2010. 05.31.

Munkaszakaszok

A projektzárás időpontja: 2010.06.07.